Gerekli belgeler idareler temin edildikten sonra, ruhsata esas olarak projelerin hazırlanması gerekir. Planlı Alanlar İmar Yönetmeliğinin 57. maddesine göre yapı sahibi veya vekilince ilgili kanun, plan, bu Yönetmelik, Türk Standartları, çevre şartları, fen, sanat ve sağlık kurallarına ve ilgili bütün mevzuat hükümlerine uygun olmak üzere bu maddede belirtilen projeler hazırlatılır. Hazırlanan bu projelerin ruhsata esas olmak üzere idarece onaylanması gerekir.
Ruhsat için gerekli projeler; mimari proje ve yapı aplikasyon projesi, statik proje, mekanik tesisat projesi ve elektrik tesisat projesidir. Planlı Alanlar İmar Yönetmeliğinin 57. maddesine göre elektrik, telefon ve doğalgaz tesisat projelerinin yapı ruhsatı verilmesi aşamasında idareye sunulması zorunlu değildir. Ancak bu projeler yapı denetim kuruluşu veya projelerin uygulanmasının denetimine yönelik fenni mesuliyet üstlenen mühendisler tarafından ilgili kurumlara onaylatılarak yapı ruhsatının verildiği tarihten itibaren otuz gün içinde ruhsat vermeye yetkili idareye verilir.
Proje onayı ve ruhsat alma işlemleri için öncelikle LİHKAB (Lisanslı Harita Kadastro Mühendislik Bürosu) onaylı aplikasyon krokisi alınır. Aplikasyon krokisi içinde arsanın köşe noktaları ve koordinatları ile arsanın ölçüleri yer almaktadır. Bu kroki için mülk sahibinin bizzat LİHKAB’a gitmesi gerekir, bizzat gidemiyorsa noter onaylı vekâletname ile yerine bir vekil tayin etmelidir.
Daha sonra, Aplikasyon Krokisi ile birlikte ilgili belediyeye imar durumu(çap) belgesi için dilekçe ile müracaat edilir. İmar durum belgesinde parselin plan notları gereğince yapılaşma koşulları, kullanım amacı, bina yüksekliği, TAKS, KAKS, emsal durumu gibi bilgiler yer almaktadır. Başvuru, mülk sahibinin vekilleri tarafından yapılacaksa dilekçe ekinde ayrıca noter onaylı vekâletname olmalıdır.
İmar durumu(çap) belgesi alındıktan sonra, ilgili idare tarafından yol kotu tutanağı düzenlenir. Yol kotu tutanağında, tabii zemin kotları ve tesviye kotları ile parselin 0,00 kotunun nereden olacağı gibi hususlar yer alır.
Bu aşamaların ardından mimari proje çizimine geçilebilir. Müteahhit firma veya arsa sahipleri, serbest olarak mühendislik mimarlık hizmetlerini yapan proje büroları ile gerekli olan projelerin hazırlanması için anlaşma yapar. Daha sonra mimari proje müellifi, 3194 sayılı İmar Kanunu, imar plan notları ve planlı alanlar tip imar yönetmeliği, yangın yönetmeliği, otopark yönetmeliği, sığınak yönetmeliği vb. yönetmelikler ışığında projesini çizebilir.
Proje müellifi tarafından hazırlanan başta mimari proje olmak üzere diğer projeler, yapı denetim firmasının ilgili proje ve uygulama denetçileri tarafından kontrol edilir. Kontrol sonrasında uygunluk yazıları, proje kontrol formları ve proje müellifinin ilgili meslek odası tarafından herhangi bir kısıtlamasının olmadığına dair sicil durum taahhütnamesi ile birlikte ilgili idareye onaylanması için başvuru yapılır.
Tüm etüt ve projelerin ilgili idare tarafından onaylanmasını müteakiben yapı ruhsatı işlemleri başlar. Ruhsat için istenen evraklarından tamamlanmasının ardından yapı ruhsatı düzenlenir.
